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Direzione Giornalistica: ANNA BRUNO 
 

I-Sign: Conservazione Sostitutiva

Fatture, bolle di trasporto e documentazione varia possono essere conservate utilizzando solo supporti digitali con piena validità legale e fiscale ed ottenendo un considerevole risparmio in termini di tempo e di costi ed un'organizzazione più efficiente.
I-Sign Conservazione Sostitutiva è la consolidata soluzione per l'archiviazione sostitutiva sviluppata da Digitaltrust (www.digitaltrust.it) che permette all’azienda di eliminare tutta la documentazione cartacea in osservanza della normativa italiana, avendo il pieno controllo e disponibilità delle informazioni.

Con l’emanazione del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA) e del decreto del Ministero dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto), è possibile smaterializzare elettronicamente anche i documenti con rilevanza fiscale.

I-Sign permette una semplice integrazione con i sistemi informativi aziendali e garantisce, grazie alla sua scalabile e consolidata architettura, il mantenimento in linea della documentazione conservata per più di 10 anni richiesti dalla normativa per la maggior parte dei documenti con rilevanza fiscale.

Oltre all'eliminazione della carta I-Sign Conservazione Sostitutiva permette una facile ricerca dei documenti richiesti e l'immediata disponibilità del documento in formato PDF, la gestione degli utenti e le numerose estensioni per area aziendale (amministrazione, tesoreria, acquisti...) permettondo all'azienda di avere sempre organizzati e disponibili in modalità centralizzata i documenti più rilevanti.

Benefici:
- Integrazione Semplice
- Risparmio: il costo di ogni singola fattura viene ridotto del 60%.
- Interoperabilità: grazie agli standard utilizzati e al linguaggio XML la portabilità ed il riuso sono garantiti.
- Sicurezza: copie di sicurezza su CD/DVD o share di backup presso sede remota.

Funzionalità:
- Indicizzazione documenti
- Visualizzazione documenti
- Ricerche semplici ed avanzate
- Generazione dinamica PDF
- Statistiche avanzate
- Notifiche via e-mail
- Gestione errori (errata corrige)
- Registro conservazioni
- Informazioni di sistema
- Gestione procedure
- Add-on per funzioni aziendali
- Plug-in di conversione formati


Obiettivi:
- Risparmio di inutile carta e di preziosi alberi
- Migliorare l’efficienza ed il controllo
- Eliminazione dei costi di stoccaggio e archiviazione tradizionale.
- Storico di tutti i documenti conservati visualizzabili tramite browser.

Configurazioni:
- Sistema aziendale, server interno all'organizzazione
- Sistema multi-azienda, un unico server, molteplici partizioni per altrettante ragioni sociali
- Servizio di conservazione in full outsourcing.

Manuale operativo:
Il sistema viene, su richiesta, corredato di un manuale operativo che rimane a disposizione del Responsabile della Conservazione che formalizza il processo di conservazione adottato.

Sicurezza:
Infrastruttura collaudata e sicura, controlli all’importazione e durante i processi critici.
Viene notificato al responsabile della conservazione la necessità di procedere all’archiviazione attraverso l’invio di un' e-mail.
Ad ogni eventuale errore riscontrato il sistema spedisce un’ e-mail di notifica al Responsabile della conservazione.


Ambiente e Futuro:
Per produrre 1000 kg di carta sono necessari indicativamente: 15 alberi, 440.000 lt di acqua, 76,0 Mw. Pensate a quanti alberi è oggi possibile risparmiare utilizzando un sistema di conservazione sostitutiva.



Per calcolare il risparmio:

http://www.digitaltrust.it/i-sign/calcola/


Digitaltrust è la divisione aziendale dedicata alla sicurezza informatica di:
Internet Centre of Excellence S.r.l.
Via Tazzoli, 6 Milano
Tel: +39 0229061262
Fax:+39 026598897
press@digitaltrust.it
info@digitaltrust.biz
 

Autore: Alessandro Buzzi
Link: http://www.digitaltrust.it/i-sign/I-Sign_archiviazione.php
News inserita in: Nuove tecnologie
Pubblicato il: 24 aprile 2008


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